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Hallo Matze,
Versuch mal Google in Kombination mit Stichwörtern wie "CMS", "kostenlos" o.ä.
Ich meine schon ein Dokumentenverwaltungssystem (oder Dokumentenmanagement, DMS) und kein CMS ;)
Also es soll ein System sein, wo man seine Dokumente (Word, PDF, Excel, ...) speichern kann. Zusätlich soll es die angesprochenen Features haben.
Es geht also nicht um Webseiten oder ähnliches sondern um die interne Organisation eines Unternehmens...
Die normale Speicherung könnte natürlich über ein Netzlaufwerk/FTP Server erfolgen. Da hat man nur oft das Problem, dass man sein Zeug nicht mehr wiederfindet - vor allem wenn mehrere Personen Zugriff haben und dort Dateien ablegen.
Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen ein DMS. Dort werden die Dateien auf irgend einem Server gespeichert, gleichzeitig kann man aber auch MEtadaten hinterlegen, um das Dokument nachher wieder auffindbar zu machen. Ich kann also ein Dokument einem Kunden, einem Projekt und einer "Idee" zuordnen und es auch entsprechend wieder auffinden.
Gut ist es dann auch noch, wenn z.B. eine Versionierung stattfindet, wenn man aus- und einchecken kann, damit man keine KOnflikte bekommt und auch eine Outlookeinbindung wäre schön.
Das mit Outlook habe ich mal bei einem großen Unternehmen gesehen - das gleiche System werde ich mir wohl nicht leisten können. Dort gab es in Outlook eine Schnittstelle in das DMS. Alternativ wäre eine gute Einbindung in den Windows Explorer auch OK. Nur ein eigenständiges Programm fände ich etwas kompliziert.
Gruß
Alex