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Hallo oliver,
Um die Dokumente zu verwalten wäre ein Versionsverwaltungssystem empfehlenswert. z.B. http://subversion.tigris.org/
Dann musst Du nur noch ein kleines Script basteln, dass die aktuellste Version (oder alternativ den aktuellsten stabilen Zweig) veröffentlicht.
Für das System gibt es auch graphische Bedienoberflächen.
Grüße
Daniel