Hallo Don P,
ich würde das über einen Workflow lösen.
Ein paar links:
http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow
http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow-Management
http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management_System#Manage_.28Verwaltung.2C_Bearbeitung.2C_Nutzung.29
http://www.wfmc.org/
Kay