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Tach!
Wie behält man da die Übersicht?
Notizen anfertigen. Wo und wie das geschieht ist eigentlich egal, Hauptsache du findest dich da zurecht und die Informationen wieder.
Gibt's eine Software, die ihr zum Verwalten verwendet?
Trac ist beispielsweise ein nützliches Tool. Ein Wiki für Notizen, Bugtracker ist drin und auch Anbindungen an Versionsverwaltungssysteme.
Oder ist das Gegenteil der Fall und ihr kombiniert 3-5 verschiedene Lösungen, um alle Infos zu erfassen?
Du kannst auch Github verwenden, wenn es ein öffentliches Projekt ist.
Gibt es eine etablierte Vorgehensweise?
Kaum. Jeder hat seine eigene Arbeitsweise und teilweise auch vom Kunden vorgegebenen Tools.
dedlfix.