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Hi,
Die Sachbearbeiter können doch alle Office, oder? Erstellt Ihnen entsprechened Dokumente (Excel, Word), in denen sie nur die zulässigen Felder ändern können. Dann sollen Sie das ganze als HTML speichern und Du lädst die Dateien nur noch auf den Server und verlinkst sie.
Dabei könnten auch einfach die fertigen mit Office erstellten Dateien per include() Befehl aus PHP eingebunden werden :) Dann mußt Du selber nichtmal etwas im nachhinein anpassen, kannst also alles vorbereiten....
Grüße
Sebastian