Rechnungsstellung mit dig. Signatur

[Ludger]

Hi,

welche rechtlichen Vorschriften wollen beim o.g. Vorhaben beruecksichtigt sein? (Welche Dokumententypen sind zulaessig? Welche Uebertragungswege? Welche digitalen Signaturverfahren?)

Gruss,
Ludger

[Tom]

Hello,

welche rechtlichen Vorschriften wollen beim o.g. Vorhaben beruecksichtigt sein? (Welche Dokumententypen sind zulaessig? Welche Uebertragungswege? Welche digitalen Signaturverfahren?)

Wenn Du willst, kannst Du Deine Rechnungen auf Kloopapier stellen oder auf Bierdeckeln. Sie müssen nur nach der gültigen Rechtsauffasssung der Finanzverwaltung schriftlich, unter Ausweisung der Umsatzsteuersätze und -summen und unter Angabe der Steuernummer und wenn vorhanden, möglichst auch der Umsatzsteuer-ID stattfinden.

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[Ludger]

Cheers, Tom,

wie gehts Dir? Ich hoffe gut.

Allerdings ging es mir um Rechnungsstellung in digitaler Form. Also nichts mit Bierdeckeln, zumindest nicht in realer Form.

Gruss,
Ludger

[fastix®]

Moin!

Allerdings ging es mir um Rechnungsstellung in digitaler Form. Also nichts mit Bierdeckeln, zumindest nicht in realer Form.

Die meisten Finanzämter und etliche meiner Kunden akzeptieren Rechnungen im PDF- Format (per e-mail) ohne jede Signatur.

MFFG (Mit freundlich- friedfertigem Grinsen)

fastix®

[Ludger]

Hi,

Die meisten Finanzämter und etliche meiner Kunden akzeptieren Rechnungen im PDF- Format (per e-mail) ohne jede Signatur.

ist eine Signatur nicht vorgeschrieben? Und PGP reicht doch nicht, oder? Und PDF ist proprietaer, was ist mit "DOC"? Und wie die Uebermittlung: per E-Mail, per Bereitstellung durch HTTP(S) zum Abholen, per E-Mail und dann Abholen? Abholen OK oder nicht?

Gruss,
Ludger

[Tom]

Hello,

ist eine Signatur nicht vorgeschrieben?

Nein, es sind nur die Rechnungsposten mit ausreichender beschreibung, die beträge, die Umsatzsteuersätze und  -summen, und die Steuernummmer vorgescchreiben. Wenn erteilt, dann auch die Umsatzsteuer-ID. Eine Rechnung bedarf nicht der Unterschrift, also ist euch keine Signatur notwendig.

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[Ludger]

Hi,

Nein, es sind nur die Rechnungsposten mit ausreichender beschreibung, die beträge, die Umsatzsteuersätze und  -summen, und die Steuernummmer vorgescchreiben. Wenn erteilt, dann auch die Umsatzsteuer-ID. Eine Rechnung bedarf nicht der Unterschrift, also ist euch keine Signatur notwendig.

danke fuer die Auskunft. Ich gebe allerdings zu bedenken, dass so eine kleine Rechnung in die Buchhaltung geht, ueblicherweise in ein DMS, und dann noch so einige Jahre vor sich hinbruzzelt und sogar gelegentlich mal von einem Pruefer angefragt wird. Ich kanns leider noch nicht so recht glauben, was Du berichtest. Wie sicher bist Du?

Gruss,
Ludger

[Tom]

Hello,

Nein, es sind nur die Rechnungsposten mit ausreichender beschreibung, die beträge, die Umsatzsteuersätze und  -summen, und die Steuernummmer vorgescchreiben. Wenn erteilt, dann auch die Umsatzsteuer-ID. Eine Rechnung bedarf nicht der Unterschrift, also ist euch keine Signatur notwendig.

danke fuer die Auskunft. Ich gebe allerdings zu bedenken, dass so eine kleine Rechnung in die Buchhaltung geht, ueblicherweise in ein DMS, und dann noch so einige Jahre vor sich hinbruzzelt und sogar gelegentlich mal von einem Pruefer angefragt wird. Ich kanns leider noch nicht so recht glauben, was Du berichtest. Wie sicher bist Du?

Sehr.
Ich habe in meiner Buchhaltung tatsächlich zwei Rechnungen auf Kloopapier.
Der Prüfer hat gegrinst, aber meinte, dass da rein sachlich nix dran zu beanstanden wäre.
Die Rechnungen waren so ungefähr über 7.000 DM plus Steuer, ohne Unterschrift, aber dafür mit dem Stempel von dem Laden...

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[Ludger]

Hi,

danke fuer die Auskunft. Ich gebe allerdings zu bedenken, dass so eine kleine Rechnung in die Buchhaltung geht, ueblicherweise in ein DMS, und dann noch so einige Jahre vor sich hinbruzzelt und sogar gelegentlich mal von einem Pruefer angefragt wird. Ich kanns leider noch nicht so recht glauben, was Du berichtest. Wie sicher bist Du?

Sehr.

danke, das waere dann eine wichtige Information fuer mich. Allerdings werde ichs noch pruefen lassen. Fuer den Fall, dass Du Recht hast, werde ich Dir beim naechsten Treffen ein kleines Geschenk mitbringen. Zigarren waeren OK?

Gruss,
Ludger

[Tom]

Hello,

danke, das waere dann eine wichtige Information fuer mich. Allerdings werde ichs noch pruefen lassen. Fuer den Fall, dass Du Recht hast, werde ich Dir beim naechsten Treffen ein kleines Geschenk mitbringen. Zigarren waeren OK?

Danke, aber ich habe hier schon genug Zigarren bekommen. Wein wäre mir lieber *gg*

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[e7]

Hi,

Und PDF ist proprietaer, was ist mit "DOC"?

Ach, das is wohl nicht proprietär? Im Gegensatz zum DOC-Format ist das PDF-Format allgemein akzeptiert, es gibt für fast jedes Betriebssystem einen Reader, außerdem ist es recht offen dokumentiert.

Wenn du ein offenes Format suchst - HTML und XML sollten dir dabei helfen...

E7

[Ludger]

Hi,

Und PDF ist proprietaer, was ist mit "DOC"?

Ach, das is wohl nicht proprietär? Im Gegensatz zum DOC-Format ist das PDF-Format allgemein akzeptiert, es gibt für fast jedes Betriebssystem einen Reader, außerdem ist es recht offen dokumentiert.

es soll geruechteweise sogar kostenfreie "akzeptierte" "DOC"-Reader geben. Also, wenn PDF geht, duerfte auch "DOC" gehen, fragte ich.

Gruss,
Ludger

[Tom]

Hello,

es soll geruechteweise sogar kostenfreie "akzeptierte" "DOC"-Reader geben. Also, wenn PDF geht, duerfte auch "DOC" gehen, fragte ich.

Es soll auch noch HTML und TXT geben. das reicht für eine Rechnung auch. Die muss ja nicht hübsch, sondern nur wahrheitsgemäß sein.

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[fastix®]

Moin!

es soll geruechteweise sogar kostenfreie "akzeptierte" "DOC"-Reader geben. Also, wenn PDF geht, duerfte auch "DOC" gehen, fragte ich.

Das hängt mit dem festen Glaube der Finanzämter zusammen, dass ein Dritter PDF-Dokumente nicht nachträglich verändern (Also mit Adobe Acrobat zum Schreiben öffnen) kann. Doc geht meines Wissens nicht.

MFFG (Mit freundlich- friedfertigem Grinsen)

fastix®

[Ludger]

Hi,

Das hängt mit dem festen Glaube der Finanzämter zusammen, dass ein Dritter PDF-Dokumente nicht nachträglich verändern (Also mit Adobe Acrobat zum Schreiben öffnen) kann. Doc geht meines Wissens nicht.

so doof, dass die glauben, dass man PDFs im Gegensatz zu DOCs nicht mehr veraendern kann, sind die, glaube ich, gar nicht. Es ist wohl so, dass man als Kleinunternehmer noch auf good will trifft, den man als groesserer Mittelstaendler wohl nicht mehr zu erwarten hat, denn dann wird auf einmal die dig. Signatur angefragt.

Gruss,
Ludger

[Fabian Transchel]

Hi Tom,

Wenn Du willst, kannst Du Deine Rechnungen auf Kloopapier stellen

Gilt Klopapier in Deutschland als dokumentenecht? Dann schreibe ich meine Abitur-Klausuren dadrauf >:)

Grüße aus Barsinghausen,
Fabian

[Arx]

Hallo,

Gilt Klopapier in Deutschland als dokumentenecht? Dann schreibe ich meine Abitur-Klausuren dadrauf >:)

Pass dabei bloß auf, dass die einzelnen Blätter nicht auseinanderreißen, sonst verzettelst du dich noch... ;-)

Gruß aus Bonn
Sven

[Siechfred]

Hallo Ludger.

Auch auf die Gefahr hin, dass das ein oder andere schon gesagt wurde, denke ich, dass wieder mal ziemlich viel Unsinn in diesem Thread gepostet wurde, deshalb gebe ich an dieser Stelle meinen Senf dazu.

Erste Frage: finanzamtssichere Rechnungslegung bei Beträgen über 100 EUR

Die Rechnung muss _alle_ nach § 14 Absatz 4 UStG vorgeschriebenen Angaben enthalten. Ich darf dir versichern, dass diese 8 Pflichtangaben sehr eng und sehr formalistisch gesehen werden. Rechnungen sind _immer_ schriftlich zu erteilen, ich las hier etwas von PDF per E-Mail. Dazu: ist diese E-Mail nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Der bloße Ausdruck dieser Rechnung durch den Kunden reicht nicht aus. Die Beweislast liegt - wie fast immer - beim Rechnungsempfänger, er muss also dem Finanzamt bei begründeten Zweifeln nachweisen, dass er die Rechnung nicht bloß aus einer unsignierten E-Mail heraus gedruckt hat.

Zweite Frage: Na und, was soll mir denn passieren?

Wenn ein Unternehmer einen Umsatz an einen anderen Unternehmer ausführt, _muss_ er binnen 6 Monaten eine Rechnung schreiben, tut er dies nicht, droht ihm ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR. Dies gilt auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oder Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.

Dritte Frage: Elektronische Rechnungen

In § 14 Absatz 3 UStG ist der _einzige_ Ausnahmefall (abgesehen von Fahrausweisen, aber um die geht es hier wohl eher nicht) genannt, bei dem von der Papierform abgewichen werden darf. Eine elektronische Rechnung bedarf der _qualifizierten_ elektronischen Signatur, PGP z.B. ist als fortgeschrittene Signatur genauso ungeeignet wie auch über SSL übertragene Rechnungen. Das Dateiformat spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle.

Vierte Frage: Wie funktioniert das mit der Signatur?

Auf Seiten des Rechnungsausstellers muss es eine sichere Signaturerstellungseinheit geben, die in seiner _alleinigen_ Verfügungsgewalt steht. In aller Regel ist dies ein Chipkartenleser mit dazu gehörender Chipkarte sowie eine Softwarebibliothek, um das Verfahren in ein bestehendes E-Mail-Programm einbinden zu können. Auf der Chipkarte ist der private Schlüssel des Ausstellers kodiert. Diesen Signaturschlüssel erhält man von einer dafür durch eine öffentlich bestellten Zertifizierungsstelle (die gibt es z.B. beim TÜV) zugelassenen Einrichtung (z.B. Trustcenter). Eine Übersicht der derzeit zugelassenen Produkte findest du auf den Internetseiten der RegTP.

Der Empfänger muss über die technischen Voraussetzungen für das Dekodieren der signierten Rechnung mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels verfügen. Das ganze Verfahren _muss_ die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung garantieren. Dazu müssen die elektronischen Rechnungen physisch getrennt von anderen Daten (gesonderte Festplatte, ein gesondertes Verzeichnis soll nicht ausreichen) gespeichert werden. Es muss weiterhin sicher gestellt sein, dass keine Manipulationen an der elektronischen Rechnung möglich sind.

Schließlich müssen beide Seiten noch die Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführung beachten, die darfst du dir, wenn du das immer noch machen willst, jetzt aber selber raussuchen :-)

Und zu guter Letzt: wer will mir das beweisen?

Das ist wie überall im Leben, wo kein Kläger, da kein Richter. Wenn jedoch festgestellt wird, dass gegen die o.g. Dinge verstoßen wurde, drohen für beide Seiten ggf. Bußgelder, darüber hinaus wird dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug gewährt.

Natürlich betreffen meine Ausführungen nur die Fälle, wenn das Ausstellen einer Rechnung Pflicht ist, also zwischen Unternehme(r)n. Es gibt hier eine Ausnahme, nämlich wenn irgendwas an einem Grundstück oder einer Immobilie (auch gemietet) gemacht wird, muss der ausführende Unternehmer auch eine Rechnung schreiben, wenn sein Auftraggeber Privatperson ist. Und als Sahnehäubchen oben drauf: die Privatperson muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren, ansonsten Bußgeld bis zu 500 EUR. Aber ich schweife schon wieder ab ...

Freundschaft!
Siechfred

[Ludger]

Guten Morgen, Siechfred,

vielen Dank fuer Deine Nachricht, die ich mir sofort habe ausdrucken lassen. Deine Ausfuehrungen (RegTP) decken sich mit meinem allerdings bislang unsicheren Kenntnisstand.

Bist wohl Experte auf dem Gebiet, was?

Gruss,
Ludger

[Siechfred]

Hallo Ludger.

Bist wohl Experte auf dem Gebiet, was?

Sagen wir es so: in diesem Fall weiß ich ausnahmsweise mal, wovon ich rede ;-)

Freundschaft!
Siechfred

[Thoralf Knuth]

Sagen wir es so: in diesem Fall weiß ich ausnahmsweise mal, wovon ich rede ;-)

Oller Tiefstapler. ;)

Gruß, Thoralf

[Tom]

Hello,

§ 14 Absatz 4 UStG

Schluck.
Dann sind meine beiden Rechnugnen auf Kloopapier zwar gültig, weil sogar unterschrieben, also Urkunde, aber die vielen die ich als PDF über unsignierten Zugang bekommen habe, nicht?

Was muss ich denn da machen, damit ich die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nicht verliere?

Harzliche Grüße aus http://www.annerschbarrich.de

Tom

[Siechfred]

Hallo Tom.

Dann sind meine beiden Rechnugnen auf Kloopapier zwar gültig, weil sogar unterschrieben, also Urkunde, aber die vielen die ich als PDF über unsignierten Zugang bekommen habe, nicht?

Formell gesehen ja.

Was muss ich denn da machen, damit ich die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nicht verliere?

Hoffe, dass es keinem auffällt ;-)
Nee, im Ernst, bestehe auf schriftlichen Rechnungen per Post.

Freundschaft!
Siechfred