Firmenmails von zuhause/unterwegs senden u. empfangen

[Sven Rautenberg]

Moin!

wir betreiben in unserer kleinen Firma eine Website mit einem Internetshop.
Ich bin der, der im wesentlichen den Emailverkehr abwickelt.

Nun arbeite ich teils von zuhause aus, teils in der Firma und möchte natürlich die Mails von überall senden, empfangen und auf möglichst alle in der Vergangenheit gesendeten/empfangenen zugreifen.

Dazu fallen mir zwei Stichpunkte ein:

1. IMAP - sorgt dafür, dass alle Mails auf dem Server bleiben und von überall aus abgerufen werden können. Ob aber gesendete Mails dort auch abgelegt werden, dürfte fraglich sein, denn die gehen für gewöhnlich einen anderen Weg, als sie empfangenen.

2. Öffentlich erreichbarer, zentraler Mailserver. Weiterleitungen auf andere Maildienste sind nix. Der Firmenmailserver ist sehr wahrscheinlich aus dem Internet erreichbar, du müßtest also nur in deinem Mailprogramm einen neuen Account mit den entsprechenden Daten einrichten. Das spart dir die ganze Weiterleiterei - das ist ja durchaus auch ein Vertraulichkeitsproblem, manche Firmeninterna gehören vielleicht nicht durch fremde Mailserver und private Mailaccounts geleitet.

Dann habe ich mir überlegt, das Ganze über einen Webmailer abzuwickeln. Bei web.de kann man eine alternative Antwortadresse eingeben, so das die Mails aus Sicht der Kunden von "[e-mail]" zu kommen scheinen ([e-mail] sieht ja auch wieder unprofessionell aus).

Das Ganze hat aber den Nachteil, dass es recht langsam ist, wenn man oft Mails in Ordnern hin und herschiebt, in Ordnern sucht und gern die Rechtschreibeprüfung verwendet. Hier ist Outlook Express einfach viel schneller zu handhaben.

Einen Webmailer könnte man natürlich auch auf dem Firmenweb- oder (besser) Mailserver installieren. Dann hättest du mehr oder weniger alle Vorteile des Webmailers, und zusammen mit IMAP auf dem Server dann auch alle Vorteile von IMAP, und da mit dem Webmailer nicht mehrere tausend Kunden parallel arbeiten, sondern vermutlich nur du selbst, ist das dann auch recht schnell.

Mails, die ich nicht gleich beantworten kann, versehe ich im OE mit dem kleinen roten Flag. Das bewahrt ganz gut den Überblick. Wenn ich das Flag nun setzte und dann sysncronisiere ist es wieder weg.

Outlook hat also ein Problem mit dem Kennzeichnen von Mails für "Nachverfolgung". Vielleicht solltest du die Mails dann lieber als "ungelesen" markieren, nachdem du sie gelesen hast.

Alternativ wäre es natürlich möglich, dein Mailsortierverfahren entsprechend anzupassen, so dass sämtliche Mail, die in der IN-Box liegt, noch zu bearbeiten ist, und bereits bearbeitete Mail dort rausgenommen und woanders einsortiert wird.

Oder aber du schaust mal, was der Markt an Mailprogrammen noch so zu bieten hat - denn ehrlich gesagt traue ich es Outlook Express irgendwie nicht so zu, ein gutes Mailprogramm zu sein. Ich habe schon mit Outlook gearbeitet - es funktioniert auch. Aber mir gefällt es nicht, ich benutze Eudora lieber.

Eudora wäre möglicherweise auch eine benutzbare Lösung für dich. Denn die gesamten Mails und Attachments kann man separat in ein eigenes Verzeichnis speichern. Und genau dieses Verzeichnis kann man einfach auf einen anderen Rechner kopieren, auf dem auch Eudora installiert ist, und hat damit sämtliche Mails (und auch alle Markierungen zum Bearbeitungsstand) übertragen. Das bedeutet allerdings, dass du irgendein Übertragungsmedium nutzen mußt, beispielsweise einen USB-Stick. Oder dir das gezippte Verzeichnis immer per Mail zuschickst. :) Diese Lösung ist also nicht ideal für die häufige Anwendung.

Einen Laptop mit Mailprogramm zu benutzen, und den jeweils mitzunehmen, wäre auch eine Lösung.

Um jetzt mal langsam zur Frage zu kommen, wie handhabt Ihr das, dass man Mails von verschiedenen Arbeitsplätzen halbwegs professionell verwalten kann?

Ich muß berichten, dass mir IMAP mit den von mir getesteten Clients überhaupt nicht gefallen hat.

Ich habe das oben erwähnte Feature von Eudora genutzt und ein Mailverzeichnis auf meinem Fileserver angelegt, und mit mehreren Computern dann darauf zugegriffen. Das klappt mit Eudora gut, solange man nicht gleichzeitig zwei Rechner benutzt, die drauf zugreifen (Eudora gibt eine entsprechende Warnung aus). Es ist aber natürlich nicht dein Szenario.

- Sven Rautenberg