Agenturtool mit Kundenanbindung

[David]

Liebe Selfler,

nachdem ich hier oft schon gut beraten war und viele Freiberufler hier herumschwirren, scheint mir dies die geeignete Plattform für die Suche nach einem Projektoptimierungstool bzw. um grundlegene Überlegungen anzustellen, um so etwas zu entwickeln

In der Agentur bei der ich arbeite, treten bei der Webseitenerstellung in der Projektphase immer wieder die selben Probleme auf: nachdem sich Kunden für ein Layout entschieden haben, wollen sie plötzlich in der Schlußphase der Entwicklung grundlegende Designänderungen, lassen sich bei horizontalen Menüs neu Menüpunkte einfallen oder liefern Texte bzw. Rohbilder viel zu spät, so dass das vorgegebene Designregeln nicht mehr eingehalten werden können. Das führt natürlich zu einem erhöhten Mehraufwand bei der Entwicklung, der zunächst angegebene Preis kann nicht gehalten werden, der Kunde fragt ganz erstaunt woher das käme und wir als Programmierer sind frustriert, weil die bereits getane Arbeit bis hin zur Browseranpassung vergebene Liebesmühe war.

Sicher sind nicht alle Kunden so, sonst könnten wir den Laden ja schliessen. Unsere grossen Kunden haben oft einen Mitarbeiter, mit dem wir seit Jahren zusammen arbeiten und der in der Lage ist, Texte ohne Tippfehler abzugeben und weiss, wann welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Aber gerade kleine Mittelständler haben oft nur wenig bis keine Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Agenturen und meinen, sie könnten grundlegende Entscheidungen erst während oder gar nach der Entwicklung treffen.

Deshalb versuche ich momentan, etwas Struktur in die verschiedenen Projektphasen zu bekommen und würde gerne auf der Basis dieser gemeinsamen Überlegungen ein Tool (möglichst in php und mysql) suchen oder entwickeln, das die Zusammenarbeit mit Kunden erleichtert und unsere Arbeit und v.a. die Methodik so transparent macht, dass nicht immer X vor B kommt :-) Bei uns etwa (und wahrscheinlich bei den meisten anderen) sind die Abläufe meist diese:

1. Design- und Layoutauswahl
Der Kunde erhält verschiedene Designvorschläge von der Grafik. Diese werden mit ihm durchgesprochen, er kann Detailänderungen einbringen etc.

2. Content-Management System?
Nach der Entscheidung für ein Design folgt meist die Entscheidung, ob das ganze abhängig von den zu erwartenden Aktualisierungszyklen mit oder ohne CMS entworfen werden soll. Bspw. braucht ein einmaliges wissenschaftliches Symposium meist kein CMS, eine langjährig gepflegte Krankenhausseite hingegen schon.

3. Editoriale Entwicklung durch den Kunden
Danach sollte eigentlich noch vor der Entwicklungsphase die editioriale Bearbeitung durch den Kunden erfolgen. Hier werden die Texte eingereicht, die Menüstruktur (bei Projekten ohne CMS) festgelegt, oder es werden Photos durch den Kunden eingereicht oder durch uns beim Kunden erstellt, die dann durch die Grafik aufbereitet werden. Leider setzt es gerade in dieser Phase beim ungeübten Kunden völlig aus und wir müssen wir mit der Entwicklung schon vorab beginnen, also mit heisser Luft arbeiten.

4. Technische Entwicklung und Umsetzung
Erst jetzt sollte im Idealfall die technische Umsetzung erfolgen. Es wird im Firefox das Grundlayout in css erstellt, dann folgt die Anpassung an die verschiedenen Browsertypen, bis hin zu Lynx und Links, um das ganze für robots schön durchsuchbar zu machen. Bei CMS werden die Templates erstellt. Fatal ist es, wenn ohne CMS und bei horizontalen Menüleisten danach plötzlich ganze Hauptmenüpunkte hinzukommen, dass Design jetzt doch ganz anders aussehen soll oder Texte erst jetzt angeliefert werden, die dann eine solche Überlänge besitzen, dass ungeeignete aber vom Kunden gewünschte Kästchenlayouts gesprengt werden und man sich jetzt doch über Scrollbalken oder gar Vor- und Zurück- Navigation Gedanken machen muss.

5. Korrekturphase
Sind sämtliche Seiten erstellt und verlinkt, erfolgt die Korrektur durch den Kunden. Hier können einzelne Tippfehler nochmal bereinigt werden, oder mal eine Grafik an eine andere Stelle versetzt werden. Leider liefern in der Praxis die Kunden noch hier ganz neue Texte an und verwechseln diese Phase mit der editorialen Entwicklung (3).

6. Abnahme
Sind die letzten Lücken geschlossen und der letzte Fehler bereinigt erfolgt die letztendliche Abnahme. Zeitpunkt, um seine Rechnung zu stellen ;-)

Vielleicht spreche ich einigen Entwicklern aus dem Herzen und diese Abläufe sind gewiss nicht neu. Deshalb bin ich sicherlich auch nicht der erste, der sich eine 'technische Kundenanbindung' wünscht, die diese Abläufe veranschaulicht und aufgrund ihrer Webanbindung dem Kunden nach erfogltem login die Möglichkeit gibt, dort Texte, Bilder und evtl auch Videos in vielen gängigen Formaten anzuliefern. Zur Veranschaulichung der verschiedenen Projektphasen würde ich mir im Idealfall einen horizontalen grafischen Verlaufsbalken wünschen, wie man ihn von Online-Bezahlsystemen kennt, bei denen die hintereinander zu erfolgenden Formulareingaben verdeutlicht werden. Es wäre schön, wenn dort auch zugleich das jeweilige End-Datum für die Projektphase angezeigt werden würde,. Zudem wäre eine automatische Benachrichtigung per mail an Agentur und Kunden wünschenswert, wenn Phase 3 noch nicht den Status 'abgeschlossen' erreicht hat, sich aber Beginn der Phase 4 nähert.

Das ganze sollte dem Kunden Struktur vermitteln und gleichzeitig Flexibilität mitbringen. Natürlich kann mal EIN Text nach Beginn der Entwicklungsphase angeliefert werden, aber der prinzipielle Ablauf sollte erhalten bleiben. Kennt jemand hier schon eine bestehende Branchenlösung? Natürlich habe ich nach Projektmanagement Tools gegoogelt, aber ausser den völlig überportionierten SAP-Lösungen nichts agenturspezifisches gefunden. Denkt Ihr, es ist weniger Aufwand, eine derartige PHP/MYSQL Lösung selber zu entwickeln, als etwas bestehendes für die eigene Anwendung hinzubiegen? Wenn noch jemand zum Projektphasenplan Ergänzungen oder Korrekturen hat, wäre ich auch dankbar.

Herzlichen Dank für Eure Mithilfe,

David

[Heinz]

Hi,

vergiss dein Vorhaben, du wirst es nie schaffen internetunbdarften Firmen

ein multifunktionelles Projektmiteingriffsmodul zu erschaffen.

Solche Auftraggeber versthen nicht den Hintergrund und denken immer:
"Ach so eine kleine Änderung ist doch in ein paar Minuten erledigt und
macht keinen Aufwand..." Alle versuche den Kunden am Prozess zu beteiligen werden im Desaster enden.

Ändere deine Einstellung, denke wie ein Architekt und mache das auch dem Kunden von vornerein klar. Ein Haus im Bau kann man nicht ohne immense Mehrkosten umstricken.

Heinz

[David]

Hallo Heinz,

danke für die schnelle Antwort.

Solche Auftraggeber versthen nicht den Hintergrund und denken immer:
"Ach so eine kleine Änderung ist doch in ein paar Minuten erledigt und
macht keinen Aufwand..." Alle versuche den Kunden am Prozess zu beteiligen werden im Desaster enden.

Ändere deine Einstellung, denke wie ein Architekt und mache das auch dem Kunden von vornerein klar. Ein Haus im Bau kann man nicht ohne immense Mehrkosten umstricken.

Genau darum geht, es dem Kunden klar zu machen, wie die Projektschritte aussehen und dass Änderungen in diesem Ablauf zu Mehrkosten führen. Ihm das mündlich mitzuteilen, hilft meist nichts. Eine Partition des Kunden im Prozess sehe ich allenfalls einseitig. Und die Uploadmöglichkeit sehe ich rein deshalb als geeignet, um nicht jede angelieferte Datei selber in irgendwelche Projektordner schieben zu müssen und die Versionsstände zu notieren.

David

[Heinz]

Hi David,

Genau darum geht, es dem Kunden klar zu machen, wie die Projektschritte aussehen und dass Änderungen in diesem Ablauf zu Mehrkosten führen. Ihm das mündlich mitzuteilen, hilft meist nichts. Eine Partition des Kunden im Prozess sehe ich allenfalls einseitig. Und die Uploadmöglichkeit sehe ich rein deshalb als geeignet, um nicht jede angelieferte Datei selber in irgendwelche Projektordner schieben zu müssen und die Versionsstände zu notieren.

Natürlich kannst Du(so mache ich es auch) dem Kunden einen Zugangsbereich gewähren um Texte, Anregungen, Dateien, etc... hochzuladen.

Aber ich nutze das nur als Hilfsmittel zu mündlich besprochenen Sachen.

Denn die meissten Kunden haben keine Lust sich wirklich damit auseinander zu setzen, die haben höchstens Ideen nach demn Motto "Habe ich irgendwo geshen, fänd ich gut, mach mal)

Aber du kannst meinen Erfahrungswert nehmen oder selbst Lehrgeld zahlen.

Heinz

[ottogal]

Was Fragen des Designs angeht: Da gibt es seit Kurzem eine eigens für den "unbedarften" Kunden gemachte Info-Seite: www.designfragen.de Vielleicht lassen sich damit im Vorfeld schon ein paar Fehlvorstellungen beim Kunden abbauen.

Gruß
ottogal