Fortlaufende Rechnungsnummer

[hotti]

hi,

am Thema bin ich gerade dran, interessant ist dieser Artikel.

Ausgangsbasis in meiner Anwendung ist eine fortlaufende Nummer (numerisch, auto_increment aus dem RDBMS).

Meine Frage ist, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt, beispielsweise eine forlaufende Nummer auf das Datum zu mappen (Tipp vom Artikel) oder anderweitig sym. zu verschlüsseln oder einen Hash-Wert damit zu machen, so dass ein alphanumerischer String entsteht, welcher nur wenige oder gar keine Rückschlüsse auf die tatsächliche Gesamtanzahl der Rechnungen ermöglicht (aus der Sicht des Kunden).

Immerhin ist die Vertippungsgefahr bei einem längeren alphanumerischen String größer als bei einer einfachen Zahl und einen MD5-Hash mit 32 Stellen dem Kunden zuzumuten ist nicht gerade kundenfreundlich, außerdem gäbe es Verwechslungsgefahren (großes 'i', kleines 'L').

Wie seht Ihr das???

Hotti

[Tim]

hallo,

Meine Frage ist, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt, beispielsweise eine forlaufende Nummer auf das Datum zu mappen (Tipp vom Artikel) oder anderweitig sym. zu verschlüsseln oder einen Hash-Wert damit zu machen, so dass ein alphanumerischer String entsteht, welcher nur wenige oder gar keine Rückschlüsse auf die tatsächliche Gesamtanzahl der Rechnungen ermöglicht (aus der Sicht des Kunden).
Wie seht Ihr das???

nach meinem Wissensstand muss die Rechnungsnummer immer Fortlaufend sein, womit ein Hashwert nicht zulässig ist.
Bei mir z.B. halte ich es so, dass ich als Rechnungsnummer Jahr/nr angebe. also z.B. 12/23 für die 23. Rechnung im Jahr 2012.
der Kunde sieht dadurch wie viele Rechnungen schon geschrieben wurden aber nur im aktuellen Jahr, was meiner Meinung nach völlig ok ist.

Viele Grüße,
Tim

[Tom]

Hello,

nach meinem Wissensstand muss die Rechnungsnummer immer Fortlaufend sein,

Da gibt es z.B. noch sogenannte Nummernkreise.

Siehe Telekom-Rechnungen. Die werden nicht über alle Rechnungsnummern tatsächlich ordinal vergeben, sondern auf Geschäftsstellen aufgeteilt. Dort sind sie dann aber innerhalb ihres "Nummernkreises" ordinal.

Wir haben früher die Rechnungsnummern immern JJJJMM##### vergeben. Das wurde auch von niemandem bemängelt. Wesentlich war nur, dass die Kennzeichnungen eineindeutig waren.

Liebe Grüße aus dem schönen Oberharz

Tom vom Berg

[hotti]

hi,

Da gibt es z.B. noch sogenannte Nummernkreise.

Das ist der richtige Begriff, danke Tom.

Mir gehts um die Frage, welche Rückschlüsse eine fortlaufende Nummer aus der Sicht des Kunden zulässt. Von Nummernkreisen weiß der Kunde nichts, somit ist die Frage für mich geklärt.

Danke auch an Tim.

Hotti

[dedlfix]

Tach!

nach meinem Wissensstand muss die Rechnungsnummer immer Fortlaufend sein, womit ein Hashwert nicht zulässig ist.

Genau dem widerspricht ja der verlinkte Artikel. Die Nummer muss lediglich eindeutig sein und kann auch aus anderen Zeichen als Ziffern bestehen. Demzufolge wäre ein Zufallsstring, dessen Eindeutigkeit garantiert ist, eine gültige Rechnungsnummer.

dedlfix.

[Der Buchhalter]

»»Demzufolge wäre ein Zufallsstring, dessen Eindeutigkeit garantiert ist, eine gültige Rechnungsnummer.

Tja, das mag wohl so sein. Aber die Einmaligkeit ist nur einer der zu beachtenden Aspekte. Man muss nämlich auch die Vollständigkeit der Unterlagen gewährleisten, wo eine fortlaufende Nummer nahezu unschlagbar ist. Und des Weiteren ist es für die Buchhaltung von großem Vorteil, wenn die Rechnungsnummer auch Inhalte, wie z.B. die Kundennummer transportiert.

Daher haben sich in der Praxis die kombinierten Nummernkreise durchgesetzt, welche auch meine Vorredner bereits erwähnten.

Gruß der Buchhalter

[dedlfix]

Tach!

Demzufolge wäre ein Zufallsstring, dessen Eindeutigkeit garantiert ist, eine gültige Rechnungsnummer.
Tja, das mag wohl so sein. Aber die Einmaligkeit ist nur einer der zu beachtenden Aspekte. Man muss nämlich auch die Vollständigkeit der Unterlagen gewährleisten, wo eine fortlaufende Nummer nahezu unschlagbar ist.

Auch an einem Stapel fortlaufend nummerierter Unterlagen kannst du keine Vollständigkeit ableiten, denn aus diesem geht nicht hervor, was der tatsächliche Maximalwert ist.

Und des Weiteren ist es für die Buchhaltung von großem Vorteil, wenn die Rechnungsnummer auch Inhalte, wie z.B. die Kundennummer transportiert.

Dann hast du gleich mehrere Stapel mit nicht bekanntem oberen Ende. Das macht die Sache nicht besser. Die Vollständigkeit kann hingegen mit einer Liste der Rechnungsnummern nachgewiesen werden, die man für das Zufallsprinzip sowieso benötigt, um die Eindeutigkeit gewährleisten zu können.

dedlfix.

[Der Martin]

Hi,

Die Vollständigkeit kann hingegen mit einer Liste der Rechnungsnummern nachgewiesen werden, ...

eben nicht. Damit kann man nicht nachweisen, dass es nicht noch zwei, drei weitere Rechnungen gegeben hat, die in der Liste nicht aufgeführt sind.

Ciao,
 Martin

[Tom]

Hello,

eben nicht. Damit kann man nicht nachweisen, dass es nicht noch zwei, drei weitere Rechnungen gegeben hat, die in der Liste nicht aufgeführt sind.

Du hast wohl das Buch gelesen "Berlusconi: Meine besten Steiertricks"?
Oder hieß der Typ Schröder? Ich weiß nicht mehr genau. Kann es auch sein, dass der Konz oder Kohl hieß?

Mein Alzheimer wir immer schlimmer...

Liebe Grüße aus dem schönen Oberharz

Tom vom Berg

[Kai345]

[latex]Mae  govannen![/latex]

Du hast wohl das Buch gelesen "Berlusconi: Meine besten Steiertricks"?

Lernt man die in Österreich?  ;)

Stur lächeln und winken, Männer!
Kai

[dedlfix]

Tach!

Die Vollständigkeit kann hingegen mit einer Liste der Rechnungsnummern nachgewiesen werden, ...
eben nicht. Damit kann man nicht nachweisen, dass es nicht noch zwei, drei weitere Rechnungen gegeben hat, die in der Liste nicht aufgeführt sind.

Es kommt immer darauf an, was Gerichte am Ende glauben. Jegliche Daten sind manipulierbar und trotzdem werden sie mitunter als Beweismittel angesehen. Die Liste kann ja auch handschriftlich auf Papier gepflegt werden. Da sieht man, dass nichts gestrichen wurde, und zur Not könnte man noch mit forensischen Methoden das Alter des ältesten Eintrags ermitteln.

dedlfix.

[Der Martin]

Hallo,

Aber die Einmaligkeit ist nur einer der zu beachtenden Aspekte. Man muss nämlich auch die Vollständigkeit der Unterlagen gewährleisten, wo eine fortlaufende Nummer nahezu unschlagbar ist. Und des Weiteren ist es für die Buchhaltung von großem Vorteil, wenn die Rechnungsnummer auch Inhalte, wie z.B. die Kundennummer transportiert.
Daher haben sich in der Praxis die kombinierten Nummernkreise durchgesetzt, welche auch meine Vorredner bereits erwähnten.

damit ist aber gerade der Nachweis der Vollständigkeit nicht mehr möglich. Wenn ich für mehrere Kunden individuelle Nummernkreise vorsehe, kann ich dem Finanzamt leicht eine Rechnung an einen Kunden verschweigen, der eben nur diese eine Rechnung im Geschäftsjahr bekommen hat.

Erst wenn dieser Kunde seinerseits die Rechnung einreicht und als Betriebsausgabe geltend macht, bekomme ich ein Problem (falls sich ein Finanzfuzzi die Mühe macht, das gegeneinander zu verifizieren). Ist dieser Kunde aber ein privater Endkunde, der mit der Rechnung sowieso nichts anfängt, außer sie irgendwo verschimmeln zu lassen ...

Ich will damit nicht die Sinnhaftigkeit von individuellen Nummernkreisen in Frage stellen. Aber die Vollständigkeit meiner Liste von Rechnungen kann ich damit nicht mehr überzeugend zeigen.

Ciao,
 Martin

[Der Buchhalter]

damit ist aber gerade der Nachweis der Vollständigkeit nicht mehr möglich. Wenn ich für mehrere Kunden individuelle Nummernkreise vorsehe, kann ich dem Finanzamt leicht eine Rechnung an einen Kunden verschweigen, der eben nur diese eine Rechnung im Geschäftsjahr bekommen hat.

Der >Nachweis< der Vollständigkeit steht noch mal auf einen anderen Blatt Papier. Aber schon im eigenen Interesse solltest Du die Vollständigkeit >gewährleisten< können. Wenn Du die Rechnung verschweigst, aber dein Kunde die aus irgendeinem Grund beim Finanzamt einreicht, hast Du vielleicht schon ein Problem. Und klassische Fragen von Wirtschaftsprüfern bei Innenrevisionen; wie stellen Sie sicher, dass alle Leistungen abgerechnet werden? Wie stellen Sie sicher, dass die Rechnungen gezahlt werden? Wie sieht ihr Mahnwesen aus? Denn wer auf diesem Gebiet die Verwaltung schleifen lässt, gefährdet schnell mal die eigene Liquidität.

Du kannst nach der Kundennummer fortlaufend hochzählen, z. B. 12013004 bedeutet: im Jahr 2012 (12) bei Kunde Nr. 13 (013) und insgesamt Re.-Nummer 4 (004). Bei einer solchen Systematik kannst du sogar anhand der Re.-Nummern Kundenstatistiken ableiten. Der penible Buchhalter würde vielleicht noch die Quersumme der Rechnungsnummer als Prüfziffer anhängen. Dies würde auch noch die Auftragslage verschleiern.

Ich würde auch nicht empfehlen Nummernkreise pro Kunden zu verwenden. Das scheint mir überdimensioniert. Ich verwende 3 verschiedene Kreise pro Jahr, je nach Kernleistung. Und das bei ca. 2000 Rechnungen. All meine Tipps zielen eher auf große Buchhaltungen mit doppelter Buchführung nach HGB o. ä. ab. Ab einer gewissen Größe sind verlässliche Systematiken wie Debitoren und OP-Listen unabdingbar, aber auch die kleine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann von systematischen Herangehensweisen profitieren.

Aber wem erzähle ich das in einem Computer-Entwickler-Forum, wo schon aus Prinzip für jede Kleinigkeit eine Maschine oder ein Programm entwickelt wird. Wir versuchen doch alle, die Welt ein wenig zu ordnen und zu systematisieren.

Gruß der Buchhalter

[MudGuard]

Hi,

Du kannst nach der Kundennummer fortlaufend hochzählen, z. B. 12013004 bedeutet: im Jahr 2012 (12) bei Kunde Nr. 13 (013) und insgesamt Re.-Nummer 4 (004). Bei einer solchen Systematik

sollte man aber gleich ausreichend Stellen für die Einzelteile reservieren.

cu,
Andreas

[Der Buchhalter]

Hi Hotti,

der Kunde, der anhand der Rechnungsnummer Rückschlüsse auf die Auftragslage zieht, denkt das ganze ja nicht wirklich zu Ende. Möchtest Du diesen Personenkreis blenden, musst du also an mehr als nur die Re.-Nr. denken. Z. B. könnte man auch ableiten, dass dein Kundenstamm sehr überschaubar ist, wenn Du keine Kundennummern oder Debitorennummern vergibst.

Gruß der Buchhalter

[hotti]

hi,

der Kunde, der anhand der Rechnungsnummer Rückschlüsse auf die Auftragslage zieht, denkt das ganze ja nicht wirklich zu Ende. Möchtest Du diesen Personenkreis blenden, musst du also an mehr als nur die Re.-Nr. denken. Z. B. könnte man auch ableiten, dass dein Kundenstamm sehr überschaubar ist, wenn Du keine Kundennummern oder Debitorennummern vergibst.

Frage an den Buchhalter: Brauche ich eine Kundenkartei zur Rechnungslegung?

Hotti

[Tom]

Hello,

Frage an den Buchhalter: Brauche ich eine Kundenkartei zur Rechnungslegung?

Du brauchst ein Rechnungsausgangsbuch, in das die Ausgangsrechnungen chronologisch mit ihrer eineindeutigen Nummer (mit fortlaufenden Sequenzen/Teilschlüsseln) manipulationssicher eingetragen werden.

Und Du benötigst eine Kundenkartei über die letzten 10 Jahre, die aber keine Nummern aufweisen muss.

Wenn Du das nicht vorweisen kannst, wirst Du als ordentlicher Kaufmann mächtig Ärger mit den Behörden bekommen können. Als Freiberufler musst Du allerdings nur einen Schuhkarton haben, und die Versicherung abgeben können, dass sich alles relevante darin befindet :-O

Liebe Grüße aus dem schönen Oberharz

Tom vom Berg

[Der Buchhalter]

Frage an den Buchhalter: Brauche ich eine Kundenkartei zur Rechnungslegung?

Frage an den Hotti: Gibt es nicht andere Zwecke, für die Du eh eine Kundenkartei benötigst? :-)

Ich würde meinen, dass deine Kundenkartei gut und gerne eine Excel-Liste oder einfache Datenbank mit Kontaktdaten sein kann. Nichts weltbewegendes. Eine solche Liste halte ich für sehr ratsam.

Alles weitere hat Tom ja bereits geschildert.

Gruß der Buchhalter

[hotti]

Moin,

Frage an den Hotti: Gibt es nicht andere Zwecke, für die Du eh eine Kundenkartei benötigst? :-)

Nein (bisher nicht) ;)

Ich würde meinen, dass deine Kundenkartei gut und gerne eine Excel-Liste oder einfache Datenbank mit Kontaktdaten sein kann. Nichts weltbewegendes. Eine solche Liste halte ich für sehr ratsam.

Die gibt es natürlich, der Index läuft jedoch über die Rechnung bzw. Auftragsnummer und selbstverständlich gibt es einen Index über das Datum. Und ja: Nein es ist nicht Excel ;)

Alles weitere hat Tom ja bereits geschildert.

Ich werde jeden Vorgang (Lieferscheine) ausdrucken und heften ;)

Viele Grüße,
Hotti

[Der Martin]

Hallo,

Z. B. könnte man auch ableiten, dass dein Kundenstamm sehr überschaubar ist, wenn Du keine Kundennummern oder Debitorennummern vergibst.

ob ich Kundennummern vergebe, muss ja für den Schlüssel der Rechnungsnummern keine Rolle spielen.

Klar, in meiner eigenen Übersicht steht zu jedem Auftrag auch der Kunde und die Rechnungsnummer. Für mich ist damit die Korrelation eindeutig. Aber die muss ja deswegen nicht offensichtlich aus der Rechnungsnummer hervorgehen.

Gruß der Buchhalter

Ist das eigentlich ein erfüllender Job, Bücher zu halten?
Stell ich mir ähnlich langweilig vor wie Tortenheber. ;-)

Ciao,
 Martin

[MudGuard]

Hi,

Ist das eigentlich ein erfüllender Job, Bücher zu halten?
Stell ich mir ähnlich langweilig vor wie Tortenheber. ;-)

Immer noch besser als Zitronen zu falten ;-)

cu,
Andreas

[Der Martin]

Hallo,

Ist das eigentlich ein erfüllender Job, Bücher zu halten?
Stell ich mir ähnlich langweilig vor wie Tortenheber. ;-)
Immer noch besser als Zitronen zu falten ;-)

ja, wahrscheinlich.
Kartoffelpuffer stell ich mir auf Dauer auch sehr fad vor. Hauptberuflich jedenfalls.

*scnr*
 Martin

[Der Buchhalter]

Hi Martin,

ob ich Kundennummern vergebe, muss ja für den Schlüssel der Rechnungsnummern keine Rolle spielen.

war auch nicht gemeint. Rechnungsnummer und zusätzlich eine Kundennummer, um den Eindruck einer Kundenkartei zu erwecken.

Ist das eigentlich ein erfüllender Job, Bücher zu halten?

Erfüllend keinesfalls, aber immer noch besser als Hundehalter; die Biester zappeln immer so. ;-)

Stell ich mir ähnlich langweilig vor wie Tortenheber. ;-)

Wagenheber dürfte auch nicht so aufregend sein, wie der Name vermuten lässt.

Gruß der Buchhalter

[Rainer]

Meinung:

Einem zufriedenen Kunden wird es herzlich egal sein wieviele Rechnungen du geschrieben hast. Ein neuer Kunde erhält ja erst die Rechnung wenn der Auftrag abgearbeitet ist. Kommt er auf Empfehlung eines Bestandskunden ist es ihm von Anfang an egal.

Gruß Rainer

[hotti]

Meinung:

Einem zufriedenen Kunden wird es herzlich egal sein wieviele Rechnungen du geschrieben hast. Ein neuer Kunde erhält ja erst die Rechnung wenn der Auftrag abgearbeitet ist. Kommt er auf Empfehlung eines Bestandskunden ist es ihm von Anfang an egal.

Dieser Meinung bin ich auch, danke Rainer!