PDF - ein nicht so ganz portables Format

[fietur]

Hallo allerseits,

ich habe ein Anmeldeformular, das ich per Email als PDF versende. Einige Felder des Anmeldeformulars werden im Adobe Acrobat Reader zuvor von mir vorausgefüllt. Die Empfänger müssen dann die Angaben ergänzen und korrigieren, ein paar Kreuzchen zur Datenschutzerklärung machen, und dann das Formular ausdrucken, unterschreiben und per Post (oder Scan) an mich zurücksenden.

Das Anmeldeformular habe ich in Scribus entworfen. Das Formular enthält zwei Ebenen, von denen eine als sichtbar, aber nicht mitdruckbar festgelegt ist. Darauf befinden sich in schönstem Formular-Rosa Erläuterungen und farbliche Markierungen, die das Ausfüllen erleichtern, die aber nicht auf den Ausdruck gehören.

Natürlich lief das nicht so, wie geplant und getestet. Zwei Probleme tauchen bei den Rückläufern (unabhängig voneinander) auf:

• die nicht zu druckende Ebene wird mitgedruckt
• die voreingetragenen Daten werden nicht mitgedruckt, werden mit einem Zeichensatz gedruckt, der "kaputt" aussieht (einzelne Zeichenabstände und auch Zeichen stimmen nicht - damit ist nicht die Kodierung gemeint), oder der verwendete Zeichensatz sieht aus wie von einem Plotter gezeichnet (Fadenzug, sehr dünn bis nicht mehr sichtbar)

In meiner Konfiguartion (Farblaser, Ausdruck des PDF durch Acrobat Reader) ist alles ok; Kerning und Zeichensätze der Eingabefelder wie auch der Beschriftungen sind wie gewünscht, die nicht zu druckende Ebene wird angezeigt, aber nicht mitgedruckt. Nun kann ich meinen Benutzern nicht vorschreiben, wie sie das Formular verarbeiten. Viele empfangen die Email auf dem Handy, füllen das angehängte PDF auch dort aus und drucken von dort, um dann zu unterschreiben.

Ich vermute, dass viele das Formular nicht im Adobe Reader öffnen, sondern im Browser ihrer Wahl. Und auch wenn die entsprechenden Plugins besser geworden sind, sind sie wohl leider noch nicht von der gewünschten Qualität.

Also muss ich zusehen, dass die PDF-Vorlage möglichst viele Fehler vermeidet. Meine Frage daher: Worauf muss ich beim Entwurf der Vorlage achten, was gibt es da vielleicht für Erfahrungswerte?

[Der Martin]

Hallo,

ich habe ein Anmeldeformular, das ich per Email als PDF versende.
Einige Felder des Anmeldeformulars werden im Adobe Acrobat Reader zuvor von mir vorausgefüllt. Die Empfänger müssen dann die Angaben ergänzen und korrigieren, ein paar Kreuzchen zur Datenschutzerklärung machen, und dann das Formular ausdrucken, unterschreiben und per Post (oder Scan) an mich zurücksenden.

ich würde es, wenn ich zum Benutzerkreis gehörte, nicht einmal ausdrucken, sondern gleich elektronisch unterschreiben (d.h. eine irgendwann mal gescannte Unterschrift als Grafik draufklatschen).

Das Anmeldeformular habe ich in Scribus entworfen. Das Formular enthält zwei Ebenen, von denen eine als sichtbar, aber nicht mitdruckbar festgelegt ist. Darauf befinden sich in schönstem Formular-Rosa Erläuterungen und farbliche Markierungen, die das Ausfüllen erleichtern, die aber nicht auf den Ausdruck gehören.

Das sind natürlich Features, die weit über den "üblichen" Funktionsumfang von PDF hinausgehen. Es fängt schon bei PDF-Formularen an - diese Funktionalität ist in den diversen Programmen sehr unterschiedlich gut implementiert.

Natürlich lief das nicht so, wie geplant und getestet. Zwei Probleme tauchen bei den Rückläufern (unabhängig voneinander) auf:

• die nicht zu druckende Ebene wird mitgedruckt
• die voreingetragenen Daten werden nicht mitgedruckt, werden mit einem Zeichensatz gedruckt, der "kaputt" aussieht (einzelne Zeichenabstände und auch Zeichen stimmen nicht - damit ist nicht die Kodierung gemeint), oder der verwendete Zeichensatz sieht aus wie von einem Plotter gezeichnet (Fadenzug, sehr dünn bis nicht mehr sichtbar)

Habe ich (fast) alles auch schon so oder so ähnlich gesehen.

Der Knüller aus meiner Erfahrung: Bei meinem früheren Arbeitgeber haben wir die für die Arbeit benötigten Normen und Spezifikationen üblicherweise als PDF bekommen, selbst ausgedruckt und klassisch in einem LEITZ-Ordner ins Regal gestellt (das war preiswerter, als gleich die Papierfassung zu kaufen).
Eines Tages hat der Herausgeber wohl irgendwas in seiner Toolchain geändert - mit dem Ergebnis, dass die Normen-PDFs am Bildschirm immer noch korrekt dargestellt wurden, beim Ausdruck aber der gesamte Text in der Schriftart Wingdings gedruckt wurde. Sehr witzig! 😀

Ich vermute, dass viele das Formular nicht im Adobe Reader öffnen, ...

... sondern in einem anderen PDF-Betrachter. Unter Windows ist beispielsweise der Foxit Reader als schlanke Alternative zum Acrobar sehr verbreitet. Der ist zwar gut, aber wenn im PDF-Dokument Features abseits vom "Mainstream-PDF" genutzt werden, macht er auch manchmal Unfug.

sondern im Browser ihrer Wahl.

Oder das. Da sieht es mit der Unterstützung "höherer" Features vermutlich noch schlechter aus.

Und auch wenn die entsprechenden Plugins besser geworden sind, sind sie wohl leider noch nicht von der gewünschten Qualität.

Ja. PDF ist zwar ein de-facto-Standard, aber man darf nicht darauf bauen, dass selten genutzte Features auch wirklich von allen Programmen unterstützt werden, die behaupten, PDF anzeigen zu können.

Also muss ich zusehen, dass die PDF-Vorlage möglichst viele Fehler vermeidet. Meine Frage daher: Worauf muss ich beim Entwurf der Vorlage achten, was gibt es da vielleicht für Erfahrungswerte?

Nur das generelle Motto KISS. Keep it simple & straight (manchmal auch als simple & stupid gedeutet). Mach es so einfach wie möglich.

Oder verwende die eine oder andere fortgeschrittene Funktion und teste ausgiebig in möglichst vielen Software-Konstellationen.

Live long and pros healthy,
 Martin

[Gunnar Bittersmann]

@@Der Martin

KISS … (manchmal auch als [Keep it] simple & stupid gedeutet).

Manchmal auch mit Komma statt &.

😷 LLAP