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Hallo Sebastian,
wäre es nicht am einfachsten einfach einen Webserver zu nehmen, auf dem die Daten zentral abgelegt werden. Der Vorteil ist, dass ausser dem Server alle anderen mit einem Webbroowser arbeiten können.
Ein File Upload per Formular lässt sich ganz einfach z.B. mit PHP realisieren. Ob ws neues da ist, muss ja sowieso immer mal jemand nachschauen, oder ? Ob er jetzt ne Webseite aufruft, oder nach Nachrichten in einem lokal installierten Programm sucht dürfte da uaf das gleiche hinauslaufen.
Ansonsten bliebe eine Benachrichtung per E-Mail wenn was neuses auf dem Server liegt, aber das wolltest Du ja nicht, alternativ dann ein kleines Programm was immer mal beim Server anruft und nach neuen Mails fragt und dann ein akustisches Signal oder sowas ausgibt.
Vielleicht könntest Du auch mit diesem nervigen Windows Nachrichtendienst zur BEnachrichtung arbeiten, der einfach Fenster hochpoppen lässt, oder eventuell Nachrichten an einen ICQ Client senden, den dann halt jeder Nutzer laufen haben muss.
Gruss
Marko