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Hallo Serk,
es gibt sehr schöne Anleitungen, wie Gebrauchsanweisungen zu erstellen sind. Etwas gegoogelt - und Du wirst sicher fündig.
Bei der Durchsicht Deines Absatzes fallen mir die folgenden Ratschläge ein:
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Halte Dich an die allgemein gängigen und bekannten Regeln der Interpunktion: "! =" ist genauso unschön wie ". -".
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Versetze Dich in die Lage des Lesers. Kein Leser will einen Bandwurmsatz lesen, in dem möglichst viele Fakten mit möglichst vielen Kommata und möglichst wenigen Punkten untergebracht sind.
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Befleißigere Dich einer flüssiger lesbaren, prägnanten Spreche: "das heisst wie wenn z.b" ist ein reiner, sinnfreier "Füll-Halbsatz".
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Baue die Beschreibung stufenweise auf und verwende Alltagssprache.
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Überlege Dir, ob Deine Beschreibung missverstanden werden könnte. (a) Ein User1 "fängt" keine Mails ab, er "holt" sie ab. (b) Wenn User1 Mails von einem Mailserver bezieht, kann ein User2 sehr wohl auch Mails vom gleichen Mailserver beziehen. Ein Mailserver kann tausende von eMail-Konten für tausende von User verwalten. Zwei oder mehr User können sogar das gleiche eMail-Konto nutzen. (c) Möchtest Du vielleicht sagen, dass die Mails (in der Regel) in der Mailbox gelöscht werden, nachdem sie von einem User abgeholt werden, so dass die gleichen Mails nicht ein zweites Mal (vom gleichen User oder einem anderen User) abgeholt werden können? Na dann tue´ das doch einfach :-)
Gruß
Hans-Peter