Rechnung per eMail

[Jan]

Hallo,

ich habe mal eine Frage. Ich bin seit ein paar Monaten Kleinunternehmer. Nun habe ich ein paar Rechnungen via eMail raus geschickt. Nun kam nach über einer Woche nach dem ich eine Mahnung geschrieben habe eine eMail zurück, dass die eMail nicht anerkannt wird da die nicht Signiert ist. Nun meine Frage, stimmt das, dass Rechnungen signiert sein müssen dass das Finanzamt das auch anerkennt oder ist das nur gelaber dass er die Rechnung nicht gleich bezahlen muss und somit sich nun nochmals 7 Tage zeitlassen darf?

In meinen AGB steht, dass die Rechnungen via eMail geschickt werden und der Kunde hat nichts dagegen gesagt. Weiß da jemand mehr? Kann mir jemand dazu ein paar Infos liefern :-)

Gruß,
Jan

[Gargamel]

Tachchen,

Ich weiß nur, dass es absolut gängige Praxis ist, Rechnung per E-Mail unsigniert zu verschicken. Da gibts auch wenig gegen zu sagen, solange das fein säuberlich in den AGB vermerkt ist - und das ist bei Dir ja der Fall.

Aber warum fragst Du nicht einfach mal beim verantwortlichen FA nach, ob die Aussage Deines Schuldners stimmt. Sowas ist doch schnell überprüft. Zudem hast Du dann ein starkes Argument zur Verfügung.

Hier im Forum wirst Du ohnehin nur Halbwissen serviert bekommen (mich eingeschlossen)...es sei denn der Siechfried melded sich noch zu Wort. ;-)

Gruß
Gargamel

[suit]

In meinen AGB steht, dass die Rechnungen via eMail geschickt werden und der Kunde hat nichts dagegen gesagt. Weiß da jemand mehr? Kann mir jemand dazu ein paar Infos liefern :-)

ich weiss zwar nicht, ob man rechnungen im klartext per mail verschicken darf oder nicht - aber nur weils in den agb steht, ist es nicht gesetz

du kannst da auch reinschreiben, dass der kunde mit seiner bestellung auf gewährleistung verzichtet und kein rückgaberecht im sinne des fernabsatzgesetzes hat, dir pro lieferung 10.000 euro pauschale zusätzlich gegen muss und dir seine ehefrau "ausleihen" muss

faktisch sind aber sämtliche klauseln die geltendem recht widersprechen unwirksam, sowie alle klauseln die den guten sitten widersprechen oder so nicht in der erwartungshaltung des käufers liegen

wenn du als heizungsmonteur reinschreibst "als anfahrt an wochenende wird pauschal 14,90 euro" aufgeschlagen wird sicher niemand was dagegen haben, wenn du als mezger schreibst "für wurstsemmeln werden 14,90 euro als verpackungspauschale aufgeschlagen" widerspricht das den üblichen praktiken und wird sicher leicht als unwirksam durchzuboxen sein

ps: ich bin kein rechtsexperte und haben nur halbwissen ;)

[Engelein]

stimmt es, dass Rechnungen signiert sein müssen, damit das Finanzamt sie auch anerkennt

Grundsätzlich ja (Absatz 3). Wie allerdings manche Unternehmen dazu kommen, unter unsignierte PDF-Rechnungen "entspricht den Vorgaben der Finanzverwaltung" zu schreiben, kann ich dir nicht sagen - informiere dich bei deinem Finanzamt, denn auch du musst deine Rechnungen in gültiger Form aufbewahren.

[Erik]

stimmt es, dass Rechnungen signiert sein müssen, damit das Finanzamt sie auch anerkennt

Grundsätzlich ja (Absatz 3).

Wenn ich den OP richtig verstanden habe, ist er Kleinunternehmer, darf die MWST also auf der Rechnung nicht ausweisen. Und deshalb hat der Rechnungsempfänger auch keine Möglichkeit, Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Warum wird dann trotzdem eine signierte Rechnung für das FA gebraucht?

Oder habe ich einen Denkfehler?

Grüße,
Erik

[Jens Holzkämper]

Tach,

ich habe mal eine Frage. Ich bin seit ein paar Monaten Kleinunternehmer. Nun habe ich ein paar Rechnungen via eMail raus geschickt. Nun kam nach über einer Woche nach dem ich eine Mahnung geschrieben habe eine eMail zurück, dass die eMail nicht anerkannt wird da die nicht Signiert ist.

Siechfred hat seinen Artikel zum Thema qualifizierte digitale Signatur leider aus dem Netz genommen, aber noch ist er archiviert, ob er noch aktuell ist, kann ich dir leider nicht sagen.

mfg
Woodfighter

[Siechfred]

Siechfred hat seinen Artikel zum Thema qualifizierte digitale Signatur leider aus dem Netz genommen

Nur vorübergehend: Digitale Signatur (siehe auch Startseite).

Siechfred

[Alex]

Hey Sichfred,

du scheinst dich gut auszukennen. Weist du auch etwas über die Leitmotive die hinter diesen Gesetzen stehen?

Ist schon gut, dass man dann die Echtheit garantieren kann. Aber ich frage mich: Was hindert mich daran eine Papierrechnung zu fälschen bzw selbst zu viele auszustellen usw.
Wäre nett wenn du darüber etwas postest - ist ein interessantes Thema.

Zum eigentlichen Problem.
Vertraglich lässt sich zwischen Unternehmern viel regeln.
Wird geregelt, dass Rechnungen per eMail vershcickt werden müssen diese auch bezahlt werden. Ich persönlich denke nicht, dass in dieser Formulierung mitgeteilt wird, das elektronisch Signiert versand wird. Dies ist nämlich so viel ich weis noch nicht so weit verbreiteter Standard...
Und was die FA Sache mit der Zahlungspflicht zu tun hat frage ich mich auch.
Muss hier aber dazusagen, dass ich mich in der Materie nicht so gut auskenne...

mfg
Alex

[Tom]

Hello,

Und was die FA Sache mit der Zahlungspflicht zu tun hat frage ich mich auch.

Zu einem "normalen Geschäft" gehört als vertragliche Nebensache die "ordnungsgemäße Rechnunglegung"

Nur bei ordungsgemäßer Rechnung, also einer, die der "ordentlichen Schriftform" genügt, kann der Rechnungsempfänger die darin ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder geltend machen.

eMails und Faxe sind "außerordentliche Schriftform", daher nicht als Beleg zugelassen, es sei denn, die neuen Kriterien (Zertifikat) werden eingehalten.

Ein harzliches Glückauf

Tom vom Berg

[Samoht]

Gudn!

eMails und Faxe sind "außerordentliche Schriftform", daher nicht als Beleg zugelassen, es sei denn, die neuen Kriterien (Zertifikat) werden eingehalten.

Vielleicht stell ich mich grad weng doof und ich überseh was, aber:

wo bitte ist der für das FA bemerkbare Unterschied?

Wenn der Kunde das PDF ausdruckt - was ist daran _ersichtlich_ anders, als wenn ich ihm es ausgedruckt zusende?

Gruß aus Fürth in Mittelfranken,
Samoht

[Tom]

Hello,

Wenn der Kunde das PDF ausdruckt - was ist daran _ersichtlich_ anders, als wenn ich ihm es ausgedruckt zusende?

Stempel, Unterschrift?

Es war früher mal üblich, Rechnungen zu unterschreiben. Das hat sich erst so nach und nach geändert, nachdem große Player für sich einfach neue Regeln eingeführt haben.

Ein harzliches Glückauf

Tom vom Berg

[Samoht]

Gudn!

Stempel, Unterschrift?

Es war früher mal üblich, Rechnungen zu unterschreiben. Das hat sich erst so nach und nach geändert, nachdem große Player für sich einfach neue Regeln eingeführt haben.

Weder Stempel noch Unterschrift sind Pflicht. Es wird abgesehen davon abgeraten Rechnungen zu unterschreiben (bis auf wenige Ausnahmen, wo dies Pflicht ist).
Warum? Ein schnell vom Kunden danebengesetzter Stempel mit "Betrag dankend erhalten" und schon hat man ein großes Problem!

Damit bleibt meine Frage weiterhin offen.

Eingrenzend möchte ich allerdings dazu bemerken, dass ich nur Kunden meinte, von denen man weiß, dass sie die Rechnung auch bezahlen werden. In diesen Fällen sehe ich absolut keinen Unterschied meine Rechnungen per Mail zu versenden.

Gruß aus Fürth in Mittelfranken,
Samoht

[Alex]

Hi,

Zu einem "normalen Geschäft" gehört als vertragliche Nebensache die "ordnungsgemäße Rechnunglegung"

Nur bei ordungsgemäßer Rechnung, also einer, die der "ordentlichen Schriftform" genügt, kann der Rechnungsempfänger die darin ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder geltend machen.

eMails und Faxe sind "außerordentliche Schriftform", daher nicht als Beleg zugelassen, es sei denn, die neuen Kriterien (Zertifikat) werden eingehalten.

Ganz klar, soetwas fällt bestimmt unter die vertraglichen Nebenpflichten. Meine Vermutung war nur, dass durch die AGB trotzdem wirksam vereinbart wurde, dass eine eMail Rechnung OK ist. Unternehmer können ja untereinander sehr viel vereinbaren wenn es sich nicht um absolut zwindendes Recht handelt...

Nichts desto trotz besteht aber die Zahlungpflicht würde ich meinen. Denn die Leistung wirde ja erbracht. (Vielleicht vermindert um die UST ;)
Auch würde ich meinen, dass der Rechnungsempfänger die Pflicht hat die eMail Rechnung sofort zu bemängeln und eine Papierrechnung anzufordern. (Es war ja klar, dass das nicht nur eine Vorab-Rechnung war sondern die endgültige -> AGB)

mfg
Alex

[Tom]

Hello,

Nichts desto trotz besteht aber die Zahlungpflicht würde ich meinen. Denn die Leistung wirde ja erbracht. (Vielleicht vermindert um die UST ;)
Auch würde ich meinen, dass der Rechnungsempfänger die Pflicht hat die eMail Rechnung sofort zu bemängeln und eine Papierrechnung anzufordern. (Es war ja klar, dass das nicht nur eine Vorab-Rechnung war sondern die endgültige -> AGB)

Bemängeln zwischen Kaufleuten innerhalb acht Tagen, würde ich vermuten.

Der Rest stellt sich mir so dar:
Dass der _Nettobetrag_ auf jeden Fall zum vereinbarten Termin fällig wird, mag ich auch unterschreiben, denn der wurde ja vereibart und muss ggf. gar nicht durch Rechnung, sondern nur durch Vertrag und Buchungsbeleg nachgewiesen (glaubhaft gemacht) werden. Da die Umsatzsteuer aber für den Unternehmer nue ein "durchlaufender Posten" ist, der im Auftrag des Finanzamtes erhoben werden muss, muss auch eine entsprechende wirksame Rechnung erstellt werden, die den Statuten des Auftraggebers genügt. Dass der Unternehmer dem FA gegenüber aber diese Umsatzsteuer haften muss, kann ich bis heute noch nicht billigen. Wenn der Kunde die Umsatzsteuer nicht zahlt, ist ja eigentlich das FA der Geschädigte und nicht der Unternehmer. Er müsste also noch nicht einmal darauf klagen dürfen, denn er hat ja vom Finanzamt keine Klagevollmacht.

Das FA müsste also die nicht gezahlte Umsatzsteuer selber beim originären Schuldner eintreiben.

Das ist aber mein persönliches Gedankenspiel.

Ein harzliches Glückauf

Tom vom Berg

[Siechfred]

du scheinst dich gut auszukennen. Weist du auch etwas über die Leitmotive die hinter diesen Gesetzen stehen?

Es gibt eine EU-Richtlinie dazu, maßgeblich beeinflusst von den Italienern, die mit Schein- und gefälschten Rechnungen massive Probleme zu haben scheinen und deshalb solche strikten Formalien gefordert haben (IIRC).

Ist schon gut, dass man dann die Echtheit garantieren kann. Aber ich frage mich: Was hindert mich daran eine Papierrechnung zu fälschen bzw selbst zu viele auszustellen usw.

Es ist einfacher, eine gefälschte Papierrechnung zu erkennen als eine PDF-Rechnung, in der Du mit Hilfe der einschlägigen Software herumgepfuscht hast.

Wird geregelt, dass Rechnungen per eMail vershcickt werden müssen diese auch bezahlt werden.

Nicht zwingend, aber viele Unternehmen verlangen mittlerweile eine Gebühr dafür, ja.

Und was die FA Sache mit der Zahlungspflicht zu tun hat frage ich mich auch.

Mittelbar. Welches Druckmittel hast Du als Unternehmer denn schon, Deinen Gegenüber zur ordnungsgemäßen Rechnungslegung zu verpflichten? Dass dies Nebenpflicht aus jedem Vertrag zwischen Unternehmen ist, hat Tom ja schon gesagt, und im Zweifel bleibt einem letztlich nichts anderes übrig, als die Rechnung einzuklagen. Da hat sich in der Praxis bewährt, dass Rechnungen erst dann bezahlt werden, wenn sie finanzamtssicher sind. Einige halten den Gesamtbetrag zurück, andere zahlen erstmal nur den Nettobetrag.

Und ohne ordentliche Rechnung wird das Amt spätestens bei einer Überprüfung die Vorsteuern streichen. Und versuche dann mal, an eine korrigierte Rechnung zu kommen, da scheitern zuweilen selbst sog. "Global Player" ("Unsere Software kann keine Rechnung zweimal ausdrucken" oder "Unsere Software erlaubt uns nicht, Rechnungen zu editieren" usw.)

Siechfred

[Tom]

Hello,

es gibt einen Workaround für dieses Problem.

Vom gesetzlichen Standpunkt aus müssen Rechnungen, die ausschließlich per eMail versandt werden, ein zugelassenes Zertifikat haben, um die Authentizität prüfen zu können.

Du bist allerdings berechtigt, für Rechnungen im good-old-paper-style extra Gebühren zu nehmen. Das ist Vereinbarungssache.

Wenn Du nun in Deinen AGB oder im Einzelvertrag mit dem Kunden vereinbarst, dass Du einmal im Halbjahr  eine (kostenlose) Sammelrechnung auf Papier zur Verfügung stellst, die die vorab per email zugesandten nicht zertifizierten Detail-Auszüge (Einzelrechnungen) enthält, dann ist das dem Finanzamt auch Recht. Zumindest habe ich das bei Providerabrechnungen (Domainhandel) bei einem Freund immer so wahrgenommen.

Die ordentliche Rechnungsstellung darf nur nicht mehr als ein halbes Jahr nach Erbringung der Leistung stattfinden, sonst machst Du dich gegenüber dem FA schon wieder sanktionierbar.

Es hindert Dich und Deinen Kunden aber nichts daran zu vereinbaren, dass er auf "unordentliche Rechnungsstellung" bereits (mit Skonto) bezahlt.

Wie sich das allerdings auf die Abgabepflicht/Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer/Vorsteuer auswirkt, kann ich Dir leider nicht sagen. Üblicherweise ist die nach "vereinbarten Entgelten" fällig bzw. rückerstattungsfähig. Vereinbarungen zwischen Kaufleuten bedürfen aber nicht der Schriftform, sondern nur die Buchungsvorgänge.

Ich fände das wirklich interessant, das mal genau zu hinterfragen.

Ein harzliches Glückauf

Tom vom Berg