carsten schlichting: faxe und e_mails in eine Buchhaltung integrieren

Hallo

hat jemand Erfahrungen mit Buchhaltungen.

bin gerade dabei eine Bestellabwicklung mit hilfe von php_scripten zu bauen und muß nun eingehende faxe archivieren, jetzt habe ich gedacht, das es das beste wär, die faxe erst gar nicht auszudrucken, sondern als daten zu belassen.

weiß jemand, ob faxgeräte faxe auch als dateien lassen können.

und weiß jemand, wie ich e-mails in meiner Buchhaltung ausgeben könnte. Bräuchte wohl ein php_script, das das raw_format der e-mails interpretieren kann -oder gibt es dort vorgefertigte PHP_funktionen-hab aber bisher keine gefunden.

also grüße von mir

carsten

  1. Tag carsten.

    bin gerade dabei eine Bestellabwicklung mit hilfe von php_scripten zu bauen und muß nun eingehende faxe archivieren, jetzt habe ich gedacht, das es das beste wär, die faxe erst gar nicht auszudrucken, sondern als daten zu belassen.

    Davon möchtest du die Finger lassen, es sei denn dir sagen die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" etwas.

    Siechfred

    1. bin gerade dabei eine Bestellabwicklung mit hilfe von php_scripten zu bauen und muß nun eingehende faxe archivieren, jetzt habe ich gedacht, das es das beste wär, die faxe erst gar nicht auszudrucken, sondern als daten zu belassen.

      Davon möchtest du die Finger lassen, es sei denn dir sagen die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" etwas.

      das die Buchhaltung in sich juristisch stimmen muß ist natürlich sonnenklar und da wir am ende auch ein anwalt draufschauen, der an der geschäfts_idee beteiligt wird.

      aber ob ich nun die bestellung einzeln ausduck und in einem Ordner abhefte oder sie in meiner datenbank habe, mit entsprechenden sicherungskopien ist doch egal und ob ich meine faxe ausdruck oder in der datenbank habe, denke ich auch. ich denke, das das eher was mit gewohnheit zu tun hat. warum nicht mit der zeit gehen. trotzdem danke für den Link

      ...aber natürlich suche eine Lösung für mein konkretes problem ;-)

      grüße carsten

      1. Davon möchtest du die Finger lassen, es sei denn dir sagen die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" etwas.
        das die Buchhaltung in sich juristisch stimmen muß ist natürlich sonnenklar und da wir am ende auch ein anwalt draufschauen, der an der geschäfts_idee beteiligt wird.

        Schön.

        aber ob ich nun die bestellung einzeln ausduck und in einem Ordner abhefte oder sie in meiner datenbank habe, mit entsprechenden sicherungskopien ist doch egal und ob ich meine faxe ausdruck oder in der datenbank habe, denke ich auch.

        Ich denke, dass du nicht weißt, was ich gemeint habe bzw. worauf ich hinauswollte, daran ändert auch die negative Bewertung meines Postings (durch wen auch immer) nichts. Es ist kein Problem, eine Buchaltung auf EDV-Unterstützung umzustellen, sondern nur eine Kostenfrage. Wenn aber noch nicht einmal Geld dafür da ist, fehlendes Know-How im Programmierbereich einzukaufen, fürchte ich, dass das Geld auch nicht für eine rechtssichere Beratung im Bereich der GoBS reichen wird. Und diese ist nicht für lau zu haben.

        Siechfred

        1. Hallo

          ich hab dein posting nicht schlecht bewertet.

          weißt du mir geht es einfach um eine programmtechnisches problem und danke für die Hinweise der link war nicht schlecht.

          Ich denke, dass du nicht weißt, was ich gemeint habe bzw. worauf ich hinauswollte, daran ändert auch die negative Bewertung meines Postings (durch wen auch immer) nichts. Es ist kein Problem, eine Buchaltung auf EDV-Unterstützung umzustellen, sondern nur eine Kostenfrage. Wenn aber noch nicht einmal Geld dafür da ist, fehlendes Know-How im Programmierbereich einzukaufen, fürchte ich, dass das Geld auch nicht für eine rechtssichere Beratung im Bereich der GoBS reichen wird. Und diese ist nicht für lau zu haben.

          ich glaub du hast mein posting davor nicht gelesen--> ich habe jemanden, der mich juristisch berät und zwar auf gewinnbeteiligung.
          und außerdem werden bei Gründungen auch mal ein Auge vom Finanzamt zugedrückt.

          bist du zufällig jurist??oder auf einen auftrag aus?

          also grüße carsten

          1. Hallo Carsten,

            sorry wenn ich mich jetzt hier einmische, aber irgendwie hab ich den Eindruck dass Du irgendwie recht naiv bist, oder vielleicht auch besessen.
            Du hast nicht im leisesten eine Ahnung von irgendeiner Netzwerktechnik,  dessen Sicherheit, noch weißt Du wie ein POP3, IMAP oder SMTP Protokoll funktioniert. Wenn ich an den Thread von heute Nachmittag denke...

            Von Dingen wie dokumentechten Datenformaten oder kompressionsverfahren für Bilddateien in Hinsicht auf digitale Datenspeicherung will ich mal garnicht sprechen.

            Sichfried hat Dir einen guten Rat gegeben, mit dem Du Dich mal ernsthaft auseinander setzen solltest, bevor Du versuchst irgendein - aus Bausteinen und Bruchwissen zusammengeschältes Buchführungsystem herzustellen.

            Was bist Du von Beruf? Vermutlich hast Du nichteinmal was kaufmännisches gelernt, oder? Und mit ziemlicher Sicherheit auch nicht's im IT-Bereich.
            Wenn Du Deine Software fertig hast, stelle ich mich aber auf jeden Fall als BETA-Tester zur Verfügung, in der Zwischenzeit, werde ich mich aber zusammen mit Siechfried schonmal an ein Konkurenz-System machen... *ROFL*

            So far: Überdenke nochmal ob das Ganze nicht eine Nummer zu groß für Dich ist! Und Erkundige Dich auf jeden Fall noch über SSL! Das wirst Du brauchen!

            MfG der Hilker

            1. Hallo ihr,

              ich stosse ungerne ins selbe Horn wie Hilker, weil ich finde, dass der Ton an der ein oder anderen Stelle etwas zu weit ging.
              Aber ich möchte das trotzdem auch nochmal von meiner Seite wiederholen:
              Carsten, ich bin sehr häufig hier im Forum und beobachte z.T. auch wer kommt und geht. Du bist, zumindest meine ich mich zu erinnern, noch nicht allzu lange dabei. Du hast sicherlich in der Zeit einiges gelernt, aber ich glaube _wirklich_, dass du noch nicht reif für ein kritisches System bist. Ich selber programmiere seit Jahren in verschiedenen Bereichen, und juristische Beratung hin oder her, ich würde mir nicht zutrauen ein dichtes (sicherheitstechnisch und juristisch, letzteres schon eher) System zu schreiben. Dazu gehört viel Erfahrung, das Problem liegt eben NICHT in den offensichtlichen Dingen, die in der Dokumentation stehen, sondern in den Sachen, auf die nur "kranke" Hirne kommen. Ohne tiefe Kenntnis von Servern, Protokollen und Sprachen ist es nahezu Selbstmord.
              Ich sage nicht, dass wenn du ein Shopsystem implementierst, du binnen 2 Wochen vor Gericht oder dem Konkursverwalter stehst, aber es kann sehr schnell schief gehen.

              Nicht aufgeben! Weiterlernen! Immer, man lernt nie aus! Aber wenn du eine größere, öffentliche Sache anfängst, hol dir jemanden an die Seite der Erfahrung darin hat. Hier im Forum versuchen wir immer bei konkreten Fragen zu helfen, aber weder können wir ein ganzes System kennen noch können wir auf Fragen antworten, die du nicht stellst weil du gar nicht darüber nachgedacht hast...

              MfG
              Rouven

              --
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              ss:) zu:) ls:& fo:) de:< va:{ ch:? sh:) n4:( rl:? br:$ js:| ie:) fl:(
              1. Hallo,

                Carsten, [...] aber ich glaube _wirklich_, dass du noch nicht reif für ein kritisches System bist.

                ACK.

                sondern in den Sachen, auf die nur "kranke" Hirne kommen.

                Ja, so wie Kaufleute und Juristen. Da krieg ich manchmal echt einen Anfall, wenn ich Themen in dieser Richtung hier mitlese.

                Gute Nacht erstmal,
                 Martin

                --
                Küssen ist die schönste Methode, eine Frau zum Schweigen zu bringen.
                1. Tag Martin.

                  sondern in den Sachen, auf die nur "kranke" Hirne kommen.
                  Ja, so wie Kaufleute und Juristen.

                  Sippenhaft?

                  Da krieg ich manchmal echt einen Anfall, wenn ich Themen in dieser Richtung hier mitlese.

                  Dein gutes Recht, denke aber daran, dass sich die überwiegende Masse der von dir genannten Berufsgruppen diese "Sachen, auf die nur 'kranke' Hirne kommen" nicht ausgedacht haben, sondern es lediglich zu ihrem Beruf gemacht haben, diese Sachen dem Normalbürger irgendwie nahezubringen bzw. ihm zu helfen, den Paragrafendschungel zu entwirren. Weißt du, manchmal kriege ich echt einen Anfall, wenn ich Threads mitlese, in denen diese Berufsgruppen schlecht geredet werden :-)

                  Siechfred

                  1. Hallo,

                    Da krieg ich manchmal echt einen Anfall, wenn ich Themen in dieser Richtung hier mitlese.

                    Dein gutes Recht, denke aber daran, dass sich die überwiegende Masse der von dir genannten Berufsgruppen diese "Sachen, auf die nur 'kranke' Hirne kommen" nicht ausgedacht haben, sondern es lediglich zu ihrem Beruf gemacht haben, diese Sachen dem Normalbürger irgendwie nahezubringen bzw. ihm zu helfen, den Paragrafendschungel zu entwirren.

                    Diese Absicht ist löblich. Leider unternehmen diese Fachleute meist keinen (zumindest keinen wahrnehmbaren) Versuch, die zum Großteil unsinnigen Regeln, Vorschriften, Verordnungen, etc. _tatsächlich_ zu entwirren oder auf deren Korrektur, Vereinfachung oder Abschaffung zu drängen.

                    Und doch, es sind doch zum großen Teil Juristen, die sich solche Paragraphen und Verordnungen ausdenken und sie absegnen, auf dass sie verbindliches Recht werden. Oder welche Berufsgruppe ist sonst in den Parlamenten in Bund und Ländern am stärksten vertreten?

                    Und es sind natürlich Kaufleute, die teils haarsträubende Finanzvorschriften und Handelsbräuche akzeptieren (müssen), aber anscheinend nicht über Sinn und Unsinn nachdenken und dann Teile des Regelwerks in Frage stellen.

                    Weißt du, manchmal kriege ich echt einen Anfall, wenn ich Threads mitlese, in denen diese Berufsgruppen schlecht geredet werden :-)

                    *g* okay, 1:1 für dich. ;-)

                    Ciao,
                     Martin

                    --
                    Ungeschehene Ereignisse können einen katastrophalen Mangel an Folgen nach sich ziehen.
                      (Unbekannter Politiker)
                    1. denke aber daran, dass sich die überwiegende Masse der von dir genannten Berufsgruppen diese "Sachen, auf die nur 'kranke' Hirne kommen" nicht ausgedacht haben, sondern es lediglich zu ihrem Beruf gemacht haben, diese Sachen dem Normalbürger irgendwie nahezubringen bzw. ihm zu helfen, den Paragrafendschungel zu entwirren.
                      Diese Absicht ist löblich. Leider unternehmen diese Fachleute meist keinen (zumindest keinen wahrnehmbaren) Versuch, die zum Großteil unsinnigen Regeln, Vorschriften, Verordnungen, etc. _tatsächlich_ zu entwirren oder auf deren Korrektur, Vereinfachung oder Abschaffung zu drängen.

                      Das ist zumindest für den Berufsstand, dem ich angehöre, schlicht unwahr. Das, worauf du hinauswillst, ist das, was der breiten Masse als "Lobbyarbeit" bekannt ist und von ihr als Teufelswerk verdammt wird. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) z.B. gehört zu den Registrierten Verbänden (auch Lobbyisten genannt) und kämpft seit Jahren mehr oder weniger erfolglos gegen den früher Bonner jetzt Berliner Finanzbürokratismus. Beispiele sind zur Genüge auf der Webseite des DStV nachzulesen. Ein weiteres Beispiel ist der Bund der Steuerzahler. Nicht vergessen werden sollte zudem, dass die Gerichtsbarkeit ihren Auftrag (Kontrolle der Legislative) zunehmend ernster nimmt und so zu einer Entflechtung beitragen möchte. Nie wurden so viele Gesetze überprüft, noch nie gab es so viele anhängige Verfahren beim BVerfG zur Frage der Verfassungsmäßigkeit von Steuergesetzen (lies dir hierzu mal den Fachvortrag von Rudolf Mellinghoff, Richter am BVerfG durch - PDF, ca. 77 kB). Man könnte sagen, dass der Anfang gemacht ist. Ach, und ehe ich es vergesse, da gibt es ja auch noch den Wirtschaftsrat, der vor kurzem erst ein Konzept zur radikalen Reform der Unternehmenssteuern vorgelegt hat. Du siehst, die Experten sind durchaus bemüht, etwas zu bewegen.

                      Und doch, es sind doch zum großen Teil Juristen, die sich solche Paragraphen und Verordnungen ausdenken und sie absegnen, auf dass sie verbindliches Recht werden. Oder welche Berufsgruppe ist sonst in den Parlamenten in Bund und Ländern am stärksten vertreten?

                      Leider ist mir keine Statistik zu den im Parlament vertretenen Berufsgruppen bekannt, aber die Annahme, der überwiegende Teil wären Juristen, halte ich für ziemlich weit hergeholt. Da sitzen auch Lehrer, Journalisten, Banker etc.

                      Siechfred

            2. Hi hallo

              soviel text, soviel mühe für meine einfache Frage zu den faxen. naja einpaar Stichwörter hab ich ja auffangen können:

              POP3, IMAP oder SMTP Protokoll funktioniert. »»

              dokumentechten Datenformaten oder kompressionsverfahren für Bilddateien in Hinsicht auf digitale Datenspeicherung

              dokumentecht ist mir schon klar, aber was meinst du jetzt mit datenformaten. Brief ; fax, e_mail(ist das nicht mit dokumentechtheit gemeint:das man einen Vertragsabschluß faxen kann, aber per mail es nicht geht)

              oder jpeg,tif??was meinst du genau?

              als bildformat werd ich wohl jpeg benutzen, wenn ich bilder brauch.

              ich hab mir ein marketing_system ausgedacht und das gilt es nun umzusetzen.

              php habe ich mir recht gut angeeignet und jetzt benötige ich dann noch das mit den mails. im notfall lasse ich das mit den mails weg und die Leute können mich nur über Formulare erreichen, die ich dann in mysql abspeichere. war nur ein scherz, werd das schon auch noch in den Griff bekommen.

              Außerdem
              ihr wißt doch gar nicht was ich vorhab? ;-)
              mein buchhaltungssystem muß halt einen zweck erfüllen und ist sicherlich nicht zum verkauf gedacht.
              im endeffecktt habe ich verschiedene datenbank_tabellen(inder den normformen), auf die es gilt zuzugreifen. so besonders ist das nicht und das buchhaltungssystem ist sicherlich nicht die geschäftsidee.

              setzt für Buchhaltung von mir aus Verwaltung. und was dem finanzamt dann ausgehändigt wird ist der 2. schritt.

              und ihr müßt mir schon zutrauen, dass ich irgendwie die bestellungen und adressen meiner kunden in einer datenbank speichern kann.

              zum thema sicherheit: die Buchhaltung ist sowie nicht im netz undd ssl kann man doch mit einem zertifikat auf jede php-seite quasi_draufsetzen-oder?

              übrigens:
              es gibt tausend shops auf der welt

              weiß nicht was daran zugroß sein soll. Als basis dient mir übrigens der oscommerceShop.

              jetzt habt ihr soviel geschrieben, könnt ihr nicht auch noch was über die faxe schreiben, ob das geht und ob das juristisch zulässig ist.

              carsten

              1. Hi!

                jetzt habt ihr soviel geschrieben, könnt ihr nicht auch noch was über die faxe schreiben, ob das geht und ob das juristisch zulässig ist.

                Ich weiß nicht, ob du nach Siechfrieds Posting schon drüber gestolpert bist, aber z.B. die GoBS findest du hier.
                Die Dokumentation in solchen Buchungssystem ist sehr zentral, d.h. ein einfache UPDATE xyz ist u.U. einfach rechtlich nicht zulässig sondern erfordert die Archivierung des alten Satzes etc. Sowas sind halt die rechtlichen Probleme.
                Was das andere angeht, z.B. Kunden in einer Datenbank speichern. Meines Wissens wird das z.B. ab dem Moment heikel, wo du die Datenbank unzureichend sicherst, so dass ich es irgendwie schaffe über die Bearbeitung meines eigenen Profils etc. in andere Profile Einsicht zu nehmen, am Ende komm ich noch an Kreditkarten, aber soweit brauchen wir gar nicht gehen, es reicht schon, wenn ich einfach nur die persönlichen Daten anderer Leute sehe...

                MfG
                Rouven

                --
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                1. hi
                  hallo ich bin von natur aus ein sehr vorsichtiger und mitdenkender mensch und alles was du gesagt hast wird von meinem script bisher erfüllt:

                  Die Dokumentation in solchen Buchungssystem ist sehr zentral, d.h. ein einfache UPDATE xyz ist u.U. einfach rechtlich nicht zulässig sondern erfordert die Archivierung des alten Satzes etc. Sowas sind halt die rechtlichen Probleme.

                  in meiner tabellenarchitektur werden auch keine daten gelöscht , sondern immer zusätzliche dtensätze angelegt.

                  Was das andere angeht, z.B. Kunden in einer Datenbank speichern. Meines Wissens wird das z.B. ab dem Moment heikel, wo du die Datenbank unzureichend sicherst, so dass ich es irgendwie schaffe über die Bearbeitung meines eigenen Profils etc. in andere Profile Einsicht zu nehmen, am Ende komm ich noch an Kreditkarten, aber soweit brauchen wir gar nicht gehen, es reicht schon, wenn ich einfach nur die persönlichen Daten anderer Leute sehe...

                  siehst du: meine Buchhaltung liegt vollkommen außerhalb des Internets. Die Internetseite dient nur dazu mir die Daten zudsenden. möchten user bestimmte Daten erfahren, müssen sie quasi einen antrag stellen. das wird in einer tabelle gespeichert und einmal die woche/je nach dringlichkeit intern verarbeitet und als vorgefertigte mail wieder auf den server geladen und verschickt.

                  und alles was die leute in einem extra_account auf der internet_seite haben sind sowieso öffentliche-daten, weil sie damit für ihr geschäft reklame machen wollen.

                  wenn die internetseite fertig ist, vergeht sowieso nochhmal eine weile, in der ich meine "produktion" (bin designer/architekt--noch studier ichs) den letzten schliff geben muß und dann kann man eventuell nochmal das ein oder andere problem überarbeiten, das kann dann vielleicht auch ein profi machen, weil das konzept steht. Und in das will ich mir nicht reinreden_lassen, weil ich weiß ,dass die dinge die ich mache gut sind und eine bestimmte habtische /darstellerische/erfahrbare Qualität haben, die für einen it-spezialist unter umständen nicht nachvollziehbar wären.

                  ok jetzt geh ich ins bett
                  und danke für die wohlwollende und moderate behandlung;-)
                  grüße von mir
                  carsten

          2. Tag carsten.

            ich glaub du hast mein posting davor nicht gelesen--> ich habe jemanden, der mich juristisch berät und zwar auf gewinnbeteiligung.

            Den Passus habe ich gelesen, ja.

            und außerdem werden bei Gründungen auch mal ein Auge vom Finanzamt zugedrückt.

            Es geht hier nicht ausschließlich um das Finanzamt. Niemand außer dir und deinen Mitstreitern wird es verantworten müssen, wenn es irgendwann mal Probleme gibt. Mein Anliegen war nur, dass du dich *vorher* informierst, wie das alles rechtssicher zu funktionieren hat, denn nichts finde ich schlimmer als wenn einem jemand nach nächtelanger Programmierarbeit das Ergebnis madig macht, weil man irgendwas nicht beachtet hat.

            bist du zufällig jurist??oder auf einen auftrag aus?

            Jain, nein.

            Siechfred

      2. Hallo Cartsten,

        klassisch bedingt untgerscheiden wir (Auszug):

        • Aquisition

        • Auftragsverwaltung

        • Faktura

        • Lager

        • Bestellwesen

        • Human Ressources

        • FiBu (Finaznbuchhaltung)

        • Mahnwesen

        • Vertragsverwaltung

        • Anlageverwaltung

        • Expansionsplanung

        • Produktion

        • FuE

        • Marketing

        • ...

        • Dokumentation und Archiv

        • Besondere Dienste (z.B. Desinformation und Separierung)

        Selbstverständlich können in modernen Betrieben alle Bereiche auf eine teilweise gemeinsame, teilweise redundant vorhandene Datenbasis zugreifen, diese einsehen und auswerten und ggf. sogar verändern.

        Es liegt im Interesse jedes Unternehmens, für Außenstehende keinerlei reale Transparenz zu schaffen, sondern bestenfalls virtuelle. Datenbasen müssen an unterschiedlichsten Orten redundant gespeichert und gelagert werden und i.d.R. mur für wenige Eingeweihte einen totalten Durchgriff (nebst Kombinatorik) gewähren.

        Wenn Deine Geschäftsidee das noch toppen kann, hast Du echte Chancen.

        Du könntest doch z.B. ein freeware-Datamining-Tool erfinden, dass alle Daten aller Firmen weltweit transparent macht :-)))

        LG
        Chris

        1. Hi

          das wirdest du mir also zutrauen.;-)

          1. Hallo,

            das wirdest du mir also zutrauen.;-)

            Ich würde Dir wünschen, dass Du eine wirklich geniale aber auch realisierbare Idee hast und weiterentwickelst...

            Aber vielleicht solltest Du für Deinen persönlichen Anwendungsfall auch erst einmal nach fertiger Software schauen, die Deine Betriebsabläufe unterstützt. Es gibt auf dem Markt bereits eine Menge guter Produkte im Bereich zwischen 100 und 1000 Euro, die sogar netzwerkfähig sind. Einige davon arbeiten auch mit SQL-Datenbanken und stellen Schnittstellen für Anprogrammierung zur Verfügung. An diese sollte man sich aber erst nach einem umfassenden Lehrgang beim Hersteller heranwagen.

            Außerdem beachte Siechfreds Hinweise bezüglich der Zertifizierung von Finanzbuchhaltungen.

            LG
            Chris

  2. Hallo,

    Du benötigst ein Dokument-Archiv-System.

    Setz Dich z.B. mal mit der Firma http://www.cetima.de in Verbindung. Musst schließlich nicht gleich 'was kaufen ;-)

    Aber die können Dir aufs Ross helfen.

    LG
    Chris