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Grundlegender Fehler. Ohne unterschriebenen, schriftlichen Vertrag fängt man gar nicht erst an zu arbeiten! Wegen genau solchen Schlitzohren.
Selbst bei einer unterschriebenen Auftragsbestätigung gibts noch genug Kunden die dir dann Wochenlang auf der Nase rumtanzen und nicht bezahlen, bis ihre Extrawünsche völlig Gratis erledigt sind. Die alternative ist nur Klagen - das kostet aber, wenns um ein paartausend Euro geht idR. mehr als gratis zu Arbeiten - das ist in dieser Branche leider in bitteres Faktum.
Und man hält möglichst alle Verabredungen im Vertrag fest.
Selbst wenn du explizit reinschreibst was _nicht_ gemacht wird, wollens manche Kunden dann trotzdem - zudem steht der Aufwand idR. in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Verabredungen kann man bei Bedarf später noch ändern, wiederum schriftlich. Lastenheft und Pflichtenheft sind besonders für Projektarbeit sehr sinnvoll.
Sinnvoll ja, aber weil es ohnehin (außer bei "seriösen" Kunden) nicht funktioniert pfeift man idR. drauf.
In der Praxis läuft das dann so: bei kleinen Geschichten von sagen wir 5 bis 10.000 Euro macht man kein exakte Leistungsbeschreibung, welches einem sonst mindestens eine Woche Arbeit kostet sondern macht so wie man glaubt, dass es der Kunde brauchen wird. In 8 von 10 Fällen funktioniert das einwandfrei, der Kunde ist zufrieden und bezahlt. In einem weiteren Fall hat der Kunde ein paar Extrawünsche die man halt umsetzt und in einem weiteren Fall hat man einen Kunden der ums verrecken nicht zufriedenzustellen ist (selbst wenn man ihn schon kennt und vorab alles haarklein aufgeschrieben hat) und dann halt so lange hin und herbaut bis es er zahlt.
Unterm Strich zahlen alle Kunden dann etwas mehr als sie eigentlich bezahlen müssten, wenn sie keine exakte Leistungsbeschreibung bekämen (und der letzte Kunde signfikant weniger) - aber unterm Strich steigen die 9 anderen Kunden dennoch billiger aus, weil die Leistungsbeschreibung nicht im Auftragsumfang eingerechnet werden muss.
Dass dann immer wieder mal ein Kunde dabei ist, der Probleme macht muss einkalkuliert werden und ist dann eben unternehmerisches Risiko.